Biura serwisowane: czy to dobry pomysł dla średnich i dużych firm?

W przypadku niewielkich firm korzystanie z biur serwisowanych jest oczywistością, ponieważ pozwala zapewnić najwyższy standard funkcjonowania przy znacznym ograniczeniu kosztów własnych. A co z większymi firmami, które w teorii mogą same sfinansować całość obsługi?

Nie chodzi tylko o cenę

To prawda, że biuro serwisowane często jest przedstawiane jako sposób na optymalizację kosztów związanych z utrzymaniem personelu. W praktyce natomiast pozwala ono zwiększać efektywność kosztową przedsiębiorstwa również w mniej oczywisty sposób. I tak na przykład wspólna recepcja czy zapewnione usługi porządkowe wyraźnie zmniejszają ilość wymaganej a kosztującej przecież niemało przestrzeni obok biura. Poza tym biura serwisowane są obsługiwane w pełnym zakresie, co obejmuje także usługi zasadniczo rzadko wykorzystywane: obsługę techniczną czy obsługę mediów. Utrzymanie własnych pracowników również w tych działach zdecydowanie wypada pod względem kosztów mniej atrakcyjnie niż biuro serwisowane.

Kontrola nad jakością

W dużych firmach wciąż obserwuje się tendencję do określania bardzo sztywnych norm dotyczących absolutnie każdego obszaru działania. Bez względu na to, czy uzna się to za korzystne zjawisko, czy nie, wyegzekwowania przestrzegania tych norm na własnych pracownikach (lub zleceniobiorcach) bywa problematyczne ze względu na ograniczoną elastyczność form współpracy w ramach własnej organizacji. Umowa z biurem serwisowanym jest pod tym względem zdecydowanie korzystniejsza, ponieważ pozwala zdefiniować szczegóły, których określenie w ramach umowy o pracę czy zlecenia jest niemożliwe, trudne lub po prostu niepożądane. W ten sposób można w pełni kontrolować sposób działania organizacji i budować pożądany wizerunek.

Prestiż bez kosztów

Ostatnim powodem, dla którego warto również w większych firmach brać pod uwagę możliwość najmu biur serwisowanych, jest możliwość zachowania prestiżu organizacji bez ponoszenia kosztów. Do niedawna strategią praktycznie obowiązującą było zapewnianie kompleksowej obsługi firmy wewnątrz organizacji, ale im bardziej rosły koszty, tym więcej firm decydowało się na rozluźnienie standardu w tych obszarach, w których nie wpływałoby to negatywnie na rentowność. Usługi zwiększające prestiż, jak profesjonalne utrzymanie czystości czy kompetentna obsługa recepcyjna były odcinane dość szybko. Dzięki biurom serwisowanym można je przywrócić w pełnym lub ograniczonym zakresie, za każdym razem ponosząc koszty znacznie mniejsze, niż w przypadku utrzymania tych funkcji wewnątrz organizacji.

Wydaje się więc, że także większe firmy w wielu scenariuszach mogą odnieść spore korzyści dzięki wynajęciu biur serwisowanych czy tak będzie w przypadku konkretnej organizacji, trzeba sprawdzić indywidualnie, ale jest to pomysł, który zdecydowanie warto zweryfikować.