Na co warto zwracać uwagę przy wyborze wirtualnego adresu?

Każda firma, bez względu na to, czy mówimy o wielkim przedsiębiorstwie, czy o jednoosobowej działalności, musi posiadać zarejestrowany adres, pod którym mieści się jej siedziba. Koszty prowadzenia stacjonarnego biura są jednak stosunkowo wysokie, a dla wielu przedsiębiorców, szczególnie niewielkich, jest to zupełnie nieopłacalne i znacząco utrudnia funkcjonowanie.

Popularną alternatywą dla biur stacjonarnych są biura wirtualne, które udostępniają chętnym swój adres, pod którym można zarejestrować daną firmę w zamian za niewielką opłatę. Jakie jednak dokładnie usługi oferują, ile to kosztuje i jak wybrać najlepsze wirtualne biuro dla swoich potrzeb? Sprawdźmy!

Jakie usługi oferują swoim klientom wirtualne biura?

Najbardziej podstawową funkcją każdego wirtualnego biura jest udostępnienie tak zwanego wirtualnego adresu. Pod jednym adresem może działać nawet kilkaset przedsiębiorstw, których właściciele w rzeczywistości pracują w innych miejscach. Pod podanym adresem mieści się siedziba wirtualnego biura, które, jeżeli zachodzi taka potrzeba, pozwala korzystać też z innych usług.

Poza udostępnianiem adresu, wirtualne biura oferują też możliwość obsługi informatycznej i księgowej, jak też zarządzanie korespondencją. Jeżeli klient potrzebuje miejsca, w którym chciałby fizycznie spotkać się z klientem, wówczas może wynająć na określone godziny salę szkoleniową, konferencyjną, albo dowolne inne pomieszczenie udostępniane w siedzibie biura.

Koszty są uzależnione od zakresu usług, natomiast warto podkreślić, że są one dużo niższe niż w przypadku biur tradycyjnych. Samo wynajęcie wirtualnego adresu kosztuje około kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Szerszy pakiet usług, obejmujący na przykład obsługę informatyczną, oznacza wydatki sięgające do kilkuset złotych, co jest wciąż bardzo niską kwotą.

Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze wirtualnego biura?

Z uwagi na oszczędności i mnogość zalet, na rynku działa wiele wirtualnych biur. Jeżeli chcemy się zdecydować na skorzystanie z ich usług, warto wybrać takie biuro, które najlepiej wpasuje się w nasze potrzeby. Na co więc warto zwrócić uwagę przy wyborze?

• Jakie dokładnie usługi oferuje firma, za jaką cenę i w jakich godzinach można skorzystać z biura, na przykład wtedy, gdy zechcemy odebrać pocztę albo skorzystać z pomieszczenia?
• Jaki personel posiada wirtualne biuro? Z czyich dokładnie usług będzie można skorzystać?
• Na jaki okres możemy wynająć adres i jakie są koszty korzystania z usług świadczonych przez wirtualne biuro?
• Czy wirtualne biuro na pewno posiada prawo do własności lokalu, którego adres udostępnia, a jeśli nie, to czy ma prawo do takiego udostępnienia?
• Gdzie dokładnie jest zlokalizowane wirtualne biuro?

Czy działalność wirtualnych biur jest w pełni zgodna z prawem?

Wiele osób wciąż ma wątpliwości, czy działalność biur wirtualnych jest legalna. Jeszcze kilka lat temu, gdy wirtualne biura dopiero pojawiały się na polskim rynku, miały miejsce sytuacje, w których Urząd Skarbowy odmawiał rejestracji firm pod wynajętymi, wirtualnymi adresami. Urzędnicy uzasadniali swoje obiekcje tym, że pod wskazanym adresem nie dało się zidentyfikować rzeczywistego lokalu, w którym przedsiębiorca fizycznie wykonywałby swoją pracę.

W 2013 roku do Najwyższego Sądu Administracyjnego trafiła sprawa II FSK 3549/13, dotycząca tej właśnie kwestii. W wyroku, wydanym w sierpniu 2014 roku, stwierdzono, że żadne przepisy nie nakazują podatnikom na wskazywanie takiego lokalu. Co więcej, z faktu, że firma nie pracuje w danym miejscu nie wynika jeszcze, że nie mogą się w nim odbywać spotkania z klientami czy narady zarządu, a przecież biura wirtualne jak najbardziej to umożliwiają. Trzeba więc podkreślić, że jeśli biuro faktycznie posiada prawo własności do lokalu, którego adres udostępnia, to jego działalność jest zgodna z prawem i nie trzeba się obawiać żadnych związanych z tym nieprawidłowości. Jeżeli podejrzewamy, że firma może nie posiadać prawa do wynajmowania swojego adresu, wówczas trzeba poprosić o przedstawienie stosownej dokumentacji. Legalnie działające biura najczęściej same taką dokumentację przedstawiają przy zawieraniu umowy, na potwierdzenie, że wszystko odbywa się zgodnie z prawem.

Więcej informacji

Wirtualne biuro Warszawa - zobacz oferty wirtualnego adresu w Warszawie. Dowiedz się więcej