Chcesz poprawić wydajność procesów w firmie oraz zoptymalizować koszty jej codziennego działania? Zależy Ci na wzmocnieniu przewagi konkurencyjnej i poszerzaniu portfela klientów? Zastanawiasz się, co zrobić, żeby przedsiębiorstwo było bardziej eko? W osiągnięciu wszystkich tych celów pomoże Ci digitalizacja. Zobacz, jak ją przeprowadzić.
Co daje digitalizacja firmy?
Digitalizacja firmy – jak ją przeprowadzić krok po kroku? Na digitalizację decyduje się z roku na rok coraz więcej podmiotów. Powodów ku temu jest co najmniej kilka, podobnie jak korzyści.
- Digitalizacja to odpowiedź na wymogi prawne związane z prowadzeniem działalności. W formie cyfrowej jest realizowana choćby wymiana dokumentów z instytucjami – choćby z ZUS-em czy urzędem skarbowym. Warto pamiętać, że już wkrótce skończy się też czas wystawiania papierowych faktur, a w życie wejdzie KSeF.
- Digitalizacja to działanie w duchu ESG – odpowiedzialne środowiskowo. Np. wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów znacznie zmniejsza ilość zużytego papieru, a co za tym idzie – wyraźnie obniża ślad węglowy przedsiębiorstwa. To coraz ważniejsze tak dla wizerunku organizacji, jak i dla powodzenia w pozyskiwaniu finansowania projektów.
- Digitalizacja daje szansę na optymalizację procesów biznesowych – rozwiązania cyfrowe pozwalają zautomatyzować wykonywanie rutynowych zadań, a pracownicy dzięki temu oszczędzają mnóstwo czasu. Poszczególne działania przebiegają więc sprawniej, a pracodawca może jeszcze lepiej wykorzystać potencjał członków swojego zespołu.
- Ten proces pozwala również zoptymalizować koszty działalności, co ma przełożenie na zyski firmy i jej szeroko pojętą rentowność.
W efekcie firmy, które przejdą przez proces digitalizacji, mogą jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby klientów i budować przewagę nad konkurentami.
Jakie procesy można zdigitalizować w firmie?
Digitalizacja to bardzo szerokie pojęcie. Dlatego, jeśli masz w planach „ucyfrowienie” swojego biznesu, trzeba zastanowić się, co może przejść z trybu analogowego do „elektronicznego”. Warto rozważyć wprowadzenie rozwiązań takich jak:
- cyfrowa archiwizacja dokumentów w firmie – przechowywanie dokumentów w takiej formie jest zgodne z unijnym prawie i znacząco ułatwia dostęp do nich np. na wypadek kontroli i audytów, a jednocześnie zabezpiecza je przed wyciekiem czy nieodwracalnym zniszczeniem;
- EDI, czyli elektroniczna wymiana dokumentów – następująca w formacie cyfrowym pomiędzy partnerami biznesowymi; szczególnie istotna przy optymalizacji komunikacji w łańcuchu logistycznym;
- narzędzia do wewnętrznej komunikacji firmowej online – korzystanie z nich ułatwia współpracę nad projektami, także gdy przedsiębiorstwo zatrudnia pracowników w trybie hybrydowym czy zdalnym;
- system ERP – pozwala na efektywne zarządzanie finansami oraz innymi zasobami przedsiębiorstwa;
- system CRM – to rozwiązanie, dzięki któremu można sprawniej zarządzać relacjami z klientami.
Digitalizacja firmy krok po kroku – jak ją przeprowadzić?
Pierwszy krok do przeprowadzenia digitalizacji firmy już znasz – to przeanalizowanie potrzeb i procesów w firmie. Rzetelny audyt odpowie na pytanie o to, gdzie można wprowadzić rozwiązania automatyzujące procesy.
Gdy już wiesz, czego wymaga przeprowadzenie digitalizacji w Twojej firmie, można przejść do kolejnych działań. W zależności od wybranych rozwiązań potrzebne będą:
- wybór sprawdzonego partnera, który pomoże Ci przejść elektroniczną rewolucję – a zatem zajmie się wdrożeniem niezbędnych rozwiązań; np. w kwestiach związanych z cyfrowym archiwum i elektroniczną wymianą dokumentów wsparcie zapewnia EDITEL;
- wybór odpowiednich narzędzi – dostosowanych pod kątem funkcjonalności do specyfiki Twoich procesów biznesowych czy skali działalności;
- migracja danych – ich „ucyfrowienie” i, w niektórych przypadkach, synchronizacja z partnerami zewnętrznymi.
Podsumowując, chociaż digitalizacja to wymagający proces, warto się na niego zdecydować. W długofalowej perspektywie przyniesie on bardzo znaczące korzyści biznesowe.
