Jeden plik i pięć dokumentów naraz - tak działa podpis na gov.pl

Jeden elektroniczny podpis potrafi uruchomić całą urzędową procedurę, ale tylko wtedy, gdy dokument spełnia techniczne wymogi i trafia do właściwej usługi. Gov.pl pozwala podpisać plik profilem zaufanym, e-dowodem albo certyfikatem kwalifikowanym, a także sprawdzić, kto już wcześniej złożył podpis. Ministerstwo Cyfryzacji przypomina jednak wprost: samo podpisanie nie oznacza jeszcze, że dokument został skutecznie złożony.

Usługa „Podpisz dokument elektronicznie” działa dla osób, które mają profil zaufany, e-dowód lub certyfikat kwalifikowany. Dokument musi być zapisany na urządzeniu jako pojedynczy plik, a jego rozmiar nie może przekroczyć 25 MB. Jednocześnie można podpisać lub zweryfikować do 5 plików.

Jak podaje gov.pl, bezpłatny i najczęściej używany jest podpis zaufany. W przypadku e-dowodu potrzebny jest dowód z warstwą elektroniczną, kod PIN oraz aplikacja eDO App albo czytnik NFC podłączony do komputera. Przy podpisie kwalifikowanym wymagany jest certyfikat kwalifikowany, czytnik karty i aplikacja Podpis GOV.

Serwis nie kończy się na samym złożeniu podpisu. Użytkownik może też sprawdzić, czy podpisy innych osób są poprawne, a w pliku XML odczytać ukrytą treść dokumentu. Przy weryfikacji status podpisu powinien mieć oznaczenie Ważny.

„Samo podpisanie dokumentów – również sprawozdań finansowych – nie oznacza, że zostały one złożone”

To ważne zwłaszcza przy sprawozdaniach finansowych. Gov.pl przypomina, że od 2020 r. nie wysyła się ich już do urzędów skarbowych. Dokument trafia do KRS albo do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zależnie od sytuacji podmiotu. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do rejestru KRS sprawozdanie po podpisaniu trzeba przekazać przez Repozytorium Dokumentów Finansowych albo, gdy to nie działa, przez płatną usługę na Portalu S24.

W tle całej procedury stoją też przepisy. Serwis wskazuje na ustawę o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne z 17 lutego 2005 r. oraz Kodeks cywilny. Gov.pl zaznacza, że podpis zaufany ma taką samą moc jak podpis własnoręczny w sprawach urzędowych i w kontaktach z administracją publiczną, ale nie działa w sprawach prywatnych w taki sam sposób. Strona podaje też, że taki podpis „nie będzie uznawany przez sądy w trakcie postępowania karnego”.

Brzmi jak drobiazg, a w praktyce potrafi zatrzymać ważną sprawę w kilka sekund. Kto nie sprawdzi formatu pliku, limitu 25 MB albo statusu podpisu, może wrócić do punktu wyjścia mimo tego, że dokument został już „podpisany”. Właśnie tu widać największy haczyk tej usługi - jest prosta tylko na pierwszy rzut oka.

na podstawie: PSP Chrzanów.