Biurowa organizacja i komunikacja jak ją usprawnić?

Bez sprawnej organizacji pracy w firmie ciężko mówić o wydajnym współdziałaniu poszczególnych zespołów. Dotyczy to komunikacji wewnątrz zespołów oraz sposobu, w jaki fizycznie zorganizowane są stanowiska pracowników (biurka itp.). Spróbujmy sprawdzić, jakie według specjalistów są najczęstsze przyczyny problemów organizacyjnych oraz jak można im zaradzić.

Dobra komunikacja między zespołami oraz dobra organizacja stanowisk pracy to jedne z najistotniejszych czynników niezbędnych do sprawnego funkcjonowania firmowego biura. Niestety, w wielu przedsiębiorstwach nie udaje się osiągnąć zadowalającego poziomu wydajności w tych dwóch kwestiach. W tym tekście postaramy się przybliżyć najczęściej pojawiające się problemy oraz spróbujemy znaleźć sposoby na ich rozwiązanie.

Wielogodzinne poszukiwania dokumentów

Sprawna komunikacja w firmach wciąż stanowi duży problem. Jak pokazuje jedno z badań, aż 39% ankietowanych pracowników uważa, że członkowie ich przedsiębiorstwa nie współpracują ze sobą na wystarczającym poziomie. Co więcej, to samo badanie wykazało, że tylko 27% pracowników jest zdania, że to, co mają do zakomunikowania, zostaje właściwie odebrane. Te braki w komunikacji są spowodowane kwestiami, wśród których znajdują się takie zjawiska jak brak właściwego przepływu informacji, prywatne niesnaski pomiędzy menedżerami oraz fizyczna odległość między różnymi działami. Sporo problemów oraz stresu powoduje również brak organizacji przy biurku przykładowo według badaczy z uniwersytety Princeton chaos na stanowisku pracy znacznie wpływa na naszą zdolność do skupienia się. Warto mieć na uwadze także ergonomię mebli biurowych, której brak może doprowadzić nawet do poważnych uszkodzeń kręgosłupa.

Co można zrobić, by uporać się z problemami w wewnątrzfirmowej komunikacji? Jednym z rozwiązań jest wprowadzenie przejrzystej formy przekazywania informacji w postaci wewnątrzfirmowego bloga. Poszczególne działy mogą na jego łamach informować o swoich działaniach, ułatwiając koordynację pozostałym departamentom. Warto również zadbać o szkolenia, które nie tylko uświadomią pracownikom, jak bardzo ważna jest komunikacja, ale również pomogą im wykształcić sobie nawyki ułatwiające przekazywanie jasnych i klarownych informacji. Jest to szczególnie istotne w przypadku osób znajdujących się wyżej na drabinie firmowej hierarchii, gdyż niejasne instrukcje mogą skutkować zarówno źle wykonanym poleceniem, jak i spadkiem produktywności podległego zespołu. W kwestii zaś fizycznej organizacji miejsc pracy oraz ich ergonomii warto rozważyć zakup odpowiedniego wyposażenia, które jest dostępne w ofercie takich sklepów jak AJ Produkty.

Sortowanie, porządkowanie,priorytetyzacja

Wśród potencjalnie przydatnych elementów wyposażenia biurowego można w asortymencie AJ Produkty znaleźć między innymi takie akcesoria jak tace na dokumenty, organizery o różnych wymiarach czy też eleganckie tace na korespondencje, ułatwiające sortowanie jej według priorytetu daty bądź ważności. Przeszkodą na drodze do dobrze zorganizowanego stanowiska pracy często są kłęby poskręcanych kabli, którym z pewnością zaradzą sprzedawane w dużych pakietach opaski kablowe oraz koszyki na okablowanie. Chcąc zadbać o ergonomię, a co za tym idzie o zdrowie pracownika, warto rozważyć również nabycie ergonomicznych mebli w rodzaju piłki balansującej pilates (wpływa korzystnie na kręgosłup, a przy tym poprawia krążenie) czy też biurek ergonomicznych FLEXUS, cechujących się opcją łatwego modyfikowania wysokości. To tylko kilka z przykładów ciekawych wyrobów, których obecność może wpłynąć na zdrowie i wydajność pracowników biurowych.

Sprawna komunikacja oraz ergonomia i organizacja stanowisk pracy to kluczowe elementy dla wydajności pracowników. Tę pierwszą można poprawić między innymi zapewniając pracownikom kanały do sprawnej wymiany informacji (takie jak np. otwarty międzydziałowy blog), podczas gdy o pozostałe kwestie można zadbać, nabywając profesjonalny sprzęt biurowy od specjalistycznych firm takich jak AJ Produkty.