Czy system do rekrutacji online zapewnia odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych? Sprawdźmy!

System do zarządzania rekrutacjami to świetne narzędzie, które znacznie przyspiesza proces pozyskiwania pracowników. Rozbudowane aplikacje dają nam dostęp do wielu ciekawych rozwiązań. A jak wygląda kwestia bezpieczeństwa? Po czym można poznać, że twórcy narzędzia nie potraktowali tej kwestii po macoszemu?

Profesjonalna platforma do rekrutacji — czym jest i jak działa?

Gdy profesjonaliści z branży HR mówią o narzędziach wspierających ich w procesie pozyskiwania kandydatów do naborów, zwykle używają skrótu ATS. Pochodzi on od słów Applicant Tracking System. Gdy przetłumaczymy je słowa na język polski, od razu dowiadujemy się, na czym polega specyfika działania tych narzędzi.

Nowoczesny system do rekrutacji oferuje na przykład ElevatoSoftware. Więcej informacji o tej platformie odnajdziemy na stronie: https://www.elevatosoftware.com/. Co sprawia, że takie narzędzia cieszą się dużą popularnością w firmach?

Kluczową rolę odgrywa ogromna oszczędność czasu. Każdy, kto choćby raz przeprowadzał nabór, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że to angażujące czasowo zadanie. Czasem dużym wyzwaniem logistycznym może być już stworzenie samej bazy kandydatów z ofert, które wpłyną na firmową skrzynkę mailową.

Wystarczy drobne potknięcie, na przykład brak informacji o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, a zgłoszenie danej osoby nie powinno być nawet brane pod uwagę. A jeśli omyłkowo umieścimy je wśród innych ofert, prosimy się o problemy. Urząd Ochrony Danych Osobowych zwraca bardzo dużą uwagę na to, czy obieg informacji wrażliwych w firmie spełnia wytyczne RODO.

System do rekrutacji online a publikowanie ogłoszeń

Jeszcze kilka lat temu, gdy chcieliśmy zainteresować ogłoszeniem o pracę dużą liczbę osób, trzeba było postarać się o samodzielne poszerzenie grupy docelowej. W zależności od modelu biznesowego wybrane firmy inwestowały w ogłoszenia w lokalnych rozgłośniach radiowych, a inne szukały pracowników na takich serwisach, jak LinkedIn.

Dziś wiemy już, że najważniejsze jest kompleksowe podejście oraz zautomatyzowana publikacja ogłoszeń na wielu różnych portalach. Dzięki takim systemom obsługi rekrutacji, jak ElevatoSoftware, nasza oferta zatrudnienia może pojawić się jednocześnie w wielu różnych miejscach, także w serwisie OLX, z którego każdego dnia korzystają tysiące osób, które szukają nowych wyzwań zawodowych.

Warto docenić też te narzędzia, które pozwalają dzielić proces rekrutacji na etapy, które można dopasować do potrzeb naszej działalności gospodarczej. To świetne rozwiązanie dla firm, które chcą szybko sprawdzić realne kompetencje kandydatów, na przykład programistów. Do kolejnego etapu mogą przejść tylko ci, którzy znajdą celowo umieszczony błąd w oprogramowaniu lub napiszą wtyczkę, która sprawi, że software będzie kompatybilny z wybraną przeglądarką.

RODO w procesie rekrutacji: co trzeba wiedzieć?

To bardzo ważny obszar, którego nie wolno bagatelizować. Dedykowane oprogramowanie ATS, na przykład od ElevatoSoftware, kładzie ogromny nacisk na to, by każda rekrutacja była bezpieczna. Służą temu m.in. aktualne pod kątem prawnym zgody na przetwarzanie danych osobowych, które automatycznie można umieścić w każdym ogłoszeniu o naborze.

Gdy już zgromadzimy dane kandydatów, wciąż musimy o nie dbać. Zgodnie z wytycznymi RODO, powinny być szyfrowane i przechowywane na zabezpieczonym nośniku. Po wyłonieniu kandydatów, jeśli zgody o przetwarzaniu informacji osobowych nie stanowią inaczej, trzeba je zanonimozować. Dzięki oprogramowaniu rekrutacyjnemu można to zrobić bardzo szybko — wystarczy kilka kliknięć myszką.

Warto stawiać na software, który kładzie duży nacisk na bezpieczeństwo danych wrażliwych. W ten sposób, na przykład w razie kontroli UODO, będziemy mogli szybko wykazać, że cały proces był zgodny z normami, jakie na właścicieli firm narzuca rozporządzenie o ochronie danych osobowych.