Faktura jest dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji kupna-sprzedaży pomiędzy dwoma stronami. Może być wystawiona w formie elektronicznej lub papierowej. Przepisy ustawy o VAT szczegółowo określają, jakie elementy powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura. Poniżej omówienie kilku zagadnień, które najczęściej budzą wątpliwości przedsiębiorców.
Dane adresowe na fakturze
Podatnicy korzystają z wielu różnych programów, służących do wystawiania faktur. Niektóre z nich nie pozwalają na dodanie miejscowości poczty. Czy adres spółki podany bez tej informacji zostanie uznany przez organy podatkowe za poprawny? Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towaru bądź usługi, a także ich adresy. Warunkiem koniecznym jest przy tym zgodność danych podanych na fakturze z tymi zawartymi w zgłoszeniu identyfikacyjnym.
W art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 13 października 1995 o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zgłoszeniu identyfikacyjnym podatników wpisanych do KRS powinny znaleźć się dane objęte treścią wpisu do KRS oraz informacje uzupełniające takie jak: nazwa skrócona, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane osoby prowadzącej dokumentację rachunkową, w tym NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, ewentualnie dane dotyczące wspólników.
Wzór wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców spółki akcyjnej oznaczony został symbolem KRS-W4. W jego części dotyczącej siedziby i adresu spółki wyszczególniono następujące pozycje: województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, nr domu, nr lokalu, kod pocztowy, poczta, adres poczty elektronicznej i adres strony internetowej. Wzór zgłoszenia rejestracyjnego dla potrzeb podatku VAT, czyli deklaracja VAT R zawiera natomiast takie pozycje jak: adres siedziby lub zamieszkania, województwo, powiat, gmina, ulica nr domu, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy. W tym miejscu należy zaznaczyć, że we wcześniejszym wzorze deklaracji VAT-R, obowiązującym do 31 marca 2020 roku była dodatkowa pozycja, w której należało podać pocztę, w nowym wzorze jednak z niej zrezygnowano.
Oznacza to, że faktury, na których nie zostanie podana miejscowość poczty, nie powinny być kwestionowane przez organy podatkowe, ponieważ brak tej informacji nie wyklucza prawidłowego określenia sprzedawcy towaru lub usługi i jednocześnie pozostaje obojętny dla prawidłowego ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego.
Oznaczenie MPP na fakturze
Od pewnego czasu przedsiębiorcy w ściśle określonych przypadkach mają obowiązek umieszczania na fakturach adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”. Informacja ta powinna dotyczyć tylko towarów i usług, które zostały wymienione w załączniku nr 15 ustawy o VAT, w przypadku gdy wartość ich sprzedaży na danej fakturze przekracza 15 000 zł. Należy przy tym zaznaczyć, że jeśli na fakturze ujęte są także inne towary lub usługi, które nie zostały ujęte w załączniku nr 15 ustawy o VAT, obowiązek stosowania adnotacji MPP dotyczy tylko kwoty należności za towary wymienione w załączniku nr 15 ustawy o VAT. Adnotacja ta stanowi informacje dla nabywcy, że dana faktura powinna zostać opłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności ze względu na przedmiot i wartość transakcji.
W praktyce niektórzy przedsiębiorcy, aby uniknąć negatywnych konsekwencji braku adnotacji MPP na fakturze, dodają ją na każdym dokumencie, nawet jeśli sprzedaż, której dotyczy, nie spełnia przewidzianych w ustawie warunków. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 27 lipca 2020 roku uznał jednak takie stanowisko za nieprawidłowe. Oznacza to, że przedsiębiorcy powinni ją stosować wyłącznie wtedy, gdy towar lub usługa, której dotyczy sprzedaż zostały wymienione w załączniku 15 ustawy o VAT, a ich wartość przekracza 15 000 zł.
W jakim terminie należy wystawić fakturę dokumentującą otrzymaną zaliczkę?
Art. 106i ust. 2 i 7 ustawy o VAT ściśle określa terminy, w jakich podatnik powinien wystawić fakturę dokumentującą zaliczkę. Otrzymaną przedpłatę, zadatek czy zaliczkę przedsiębiorca ma obowiązek potwierdzić fakturą wystawioną nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy, nie później jednak niż 30. dnia przed jej otrzymaniem. W tym miejscu należy podkreślić, że obowiązek podatkowy w stosunku do otrzymanej kwoty powstaje w momencie jej otrzymania.
Biuro rachunkowe Efekta prowadzi obsługę księgową i kadrową dużych, średnich, małych i mikro przedsiębiorstw już od ponad 10 lat. Nasi specjaliści zawsze chętnie odpowiadają na wszystkie pytania, a w razie potrzeby pomagają znaleźć najkorzystniejsze rozwiązanie. Jeśli chcesz poznać szczegóły naszej oferty, odwiedź jedno z naszych biur lub zajrzyj na naszą stronę: http://efekta.waw.pl/.
